Бухгалтерський облік. Облік маркованих конвертів Казенна установа придбала за договором марки марки

№ 7/2009

Симоненко О. В.,
начальник відділу обліку надходження та витрачання коштів
ГУ Управління ПФР в Орджонікідзевському районі м. Єкатеринбурга

Як показує практика, облік маркованих конвертів викликає багато питань. На жаль, нові правила бюджетного обліку уточнень із цього приводу не внесли. Але, спираючись на положення нормативно-правових актів, правильне рішення можна знайти. Це допоможе наш матеріал.

Конверти – грошові документи?

Виходячи з аналізу норм пункту 107 Інструкції з бюджетного обліку, яка затверджена наказом Мінфіну Росії від 30 грудня 2009 р. № 148н, марковані конверти слід врахувати у складі грошових документів (хоча у зазначеному нормативному акті поіменовані тільки марки). Отже, конверти з наклеєними ними марками повинні бути лише у касі установи.

Особливості касових операцій

Будь-яке переміщення маркованих конвертів відбивають у Касовій книзі установи (ф. 0504514). Підставою для внесення до неї записів є касові ордери: прибуткові (ф. 0310001) використовують при надходженні конвертів до каси та видаткові (ф. 0310002) - при видачі їх з каси. На касових ордерах проставляють позначку «Фондовий» та реєструють їх у Журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів (ф. 0310003) окремо від операцій з іншими коштами.

Придбані марковані конверти приймає під звіт касир (у тому числі на підставі накладної, отриманої із установ зв'язку).

Облік операцій із фінансовими документами ведуть на окремих аркушах Касової книжки (відокремлено від операцій із готівкою). Однак єдина наскрізна та послідовна нумерація листів зберігається.

Зауважимо, що відповідно до листа ЦБ РФ від 28 серпня 2007 р. № 29-1-1-10/3669 потрібні щоденне виведення касиром установи в Касовій книзі залишку готівки в касі та подання до бухгалтерії звіту касира. Про грошові документи у листі Банку Росії нічого не сказано. Тому можна припустити, що у разі відсутності руху грошових документів залишок щодо них щодня виводити касиру установи необов'язково.

Контроль за правильним веденням Касової книги доручається головного бухгалтера установи.

Пам'ятайте про нюанси перехідного періоду

Зазначимо, що порядок обліку грошових документів, який нині діє, істотно відрізняється від того, який застосовувався до набрання чинності Інструкцією № 148н. Зокрема, тепер передбачено, що облік грошових документів ведеться спільно з іншими грошима та валютою в єдиній Касовій книзі установи (п. 3 додатка № 2 Інструкції № 148н).

Зверніть увагу: Інструкція № 148н набула чинності 17 березня 2009 року, але її дія поширюється на операції, відображені у бюджетному обліку з 1 січня 2009 року.
Тому Методичними вказівками щодо переходу на нові положення Інструкції з бюджетного обліку (направлені листом Мінфіну Росії від 10 квітня 2009 р. № 02-06-07/1505) встановлено такі правила.

По-перше, неприпустиме переоформлення та виправлення вже сформованих з початку року первинних документів. По-друге, під час ведення єдиної Касової книги її листи, сформовані до застосування положень Інструкції № 148н, не переоформлюють.

Іншими словами, заповнені з січня поточного року аркуші «фондової» Касової книги, підписані, прошнуровані та пронумеровані, мають зберігатися паралельно з основною єдиною Касовою книгою. А окремі аркуші єдиної Касової книги, що відображають рух грошових документів, формують із позначкою-штампом «Фондовий», починаючи з моменту переходу установи на нові правила обліку (наприклад, з 1 червня цього року).

Зберігання грошових документів.

…у бюджетній установі організує касир. Марковані конверти містять у місцях (приміщеннях, сейфах), що відповідають вимогам їхньої безпеки. Касир як відповідальна особа забезпечує належний облік їх надходження та видачі.

Видача грошових документів

Касир передає марковані конверти для використання матеріально відповідальним особам, на яких покладено обов'язки щодо оформлення, видачі та використання конвертів під звіт.

Список названих працівників визначає керівник установи.

Окрім касових документів при цьому оформляють накладну або реєструють операції у Журналі видачі під звіт грошових документів. У ньому повинні бути відображені такі дані:

Дата видачі фінансових документів;

Прізвище, ім'я, по батькові особи, якій вони видаються;

Кількість виданих маркованих конвертів;

Вартість виданих фінансових документів;

Підпис у отриманні.

Підстави для списання конвертів

Марковані конверти зазвичай видають терміном трохи більше місяця (конкретний термін встановлюється в облікової політики установи) виходячи з службової записки, сформованої з ім'ям керівника установи. У записці вказують необхідну кількість маркованих конвертів, а також інформацію про заборгованість за маркованими конвертами, виданими раніше.

Після закінчення встановленого строку підзвітна особа заповнює Авансовий звіт (ф. 0504049), в якому розписує дані про видані марковані конверти у кількісному та вартісному виразі.

Витрати за грошовими документами визнає лише після документального підтвердження їх надсилання поштою. Свідчити про це може заповнений Реєстр надісланих маркованих конвертів, підписаний підзвітною особою. Форму документа нормативно не затверджено, тому установі слід розробити її самостійно та зафіксувати цей факт в обліковій політиці.

Наприклад, реєстр може виглядати так:

РЕЄСТР

маркованих конвертів

Липень

9 м.

Адреса відправника: 578 023, м. Іванівськ, вул. Нагірна, буд. 56

Адреса одержувача

Найменування/ПІБ одержувача

Примітка

Ціна, руб.

578 025, м. Іванівськ, вул. Леніна, буд. 112

МІ ФНП Росії № 5 по Ленінському р-ну

пересилання звіту

578 027, м. Іванівськ, вул. Б. Хмельницького, б.56, к. 2

ТОВ «Канцтовари»

пересилання акта звірки розрахунків

Склав:

бухгалтер

Завидова

Завидова О.Д.

(Посада)

(Розпис)

(Розшифрування розпису)

Перевірив:

гол. бухгалтер

Петрова

Петрова М.І.

(Посада)

(Розпис)

(Розшифрування розпису)

« 31 » липня 2009 м.

Реєстр прикладається до авансового звіту, складеного працівником, і здається до бухгалтерії.
Підзвітна особа може зіпсувати бланк маркованого конверта. Роз'яснень щодо списання зіпсованих бланків грошових документів наразі немає. Тому рекомендуємо списувати їх із застосуванням Акту про списання бланків суворої звітності (ф. 0504816) або самостійно розробити аналогічну форму, закріпивши її в обліковій політиці установи. Списані таким чином марковані конверти знищуються (спалювання, дроблення на частини з використанням, наприклад, шредера).

Аналітичний облік

У діяльності будь-якої установи часто використовуються такі документи, як талони на бензин або харчування учнів, поштові марки та конверти з марками для відправки кореспонденції, картки експрес-оплати Інтернету та стільникового телефонного зв'язку та інші документи, що потребують особливого обліку. У статті розглянемо, в якому порядку вони мають використовуватись та враховуватися.

Що таке грошові документи

Грошові документи - це документи, придбані та що зберігаються в установі та мають деяку вартісну оцінку. Розрахунки щодо їх придбання між сторонами вже здійснено, а послуги, які за допомогою цих документів можуть бути отримані, ще не надані.

Згідно п. 169 Інструкції №157ноплачені талони на бензин та олії, на харчування, оплачені путівки до будинків відпочинку, санаторії, турбази, отримані повідомлення на поштові перекази, поштові марки, конверти з марками та марки державного мита - все це грошові документи.

Грошові документи мають зберігатися у касі установи.

Відповідно до п. 170 Інструкції №157нприйом до каси та видача з каси таких документів оформлюються прибутковими касовими ордерами (ф. 0310001) та видатковими касовими ордерами (ф. 0310002) з проставленням на них запису «фондовий».

Прибуткові та видаткові касові ордери із записом «фондовий» реєструються в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів окремо від прибуткових та видаткових касових ордерів, у яких фіксуються операції з грошима.

У касовій книзі (ф. 0504514) установи облік операцій із грошовими документами ведеться на окремих аркушах, на яких проставляється позначка «фондовий».

Відповідно до методичних вказівок щодо ведення касової книги, затверджених Наказом Мінфіну РФ №173н, підсумкові показники операцій за день та показники залишку на кінець дня формуються за коштами та за грошовими документами окремо. У аркушах касової книги, що містять дані про рух грошових документів, рядки «у тому числі на заробітну плату» та «загальний залишок коштів у касі на кінець дня» не заповнюються.

Записи до касової книги повинні вноситись касиром відразу після отримання чи видачі грошових документів за кожним фондовим прибутковим і фондовим видатковим ордером.

Облік операцій із грошовими документами ведеться в журналі з інших операцій на підставі документів, що додаються до звітів касира ( п. 172 Інструкції №157н).

Відображення у бухгалтерському обліку руху грошових документів

Розглянемо на прикладах, як використовуються різні види фінансових документів у закладах освіти і як відображаються в бухгалтерському обліку факти господарського життя, які здійснюються за їх допомогою. Конкретних рекомендацій з обліку тих чи інших видів фінансових документів на федеральному законодавчому рівні не розроблено, тому, на нашу думку, порядок їх використання та відображення в обліку необхідно закріпити в обліковій політиці, виходячи зі специфіки установи.

Талони на харчування учнів. Існує категорія учнів, яким навчальний заклад має надати безкоштовне харчування. Таке харчування відпускається по талонах харчування. Талон може бути виготовлений друкарським способом або надрукований на принтері. Він повинен містити низку обов'язкових реквізитів:

індивідуальний номер;

Термін дії;

Вид харчування;

суму (вартість);

Друк або штамп організації, що видала, та підпис відповідального працівника.

Для муніципальних установ у деяких регіонах створено правила звернення окремих видів фінансових документів. Чіткий порядок видачі та обліку талонів на надання на пільговій основі харчування в освітніх установах розроблено, наприклад, комітетом з освіти уряду Санкт-Петербурга ( Розпорядження від 08.06.2009 №1139-р).

Згідно з цим документом, освітні установи забезпечуються талонами єдиного зразка. Керівник установи

забезпечує зберігання бланків талонів та видає їх працівникові, відповідальному за організацію харчування, відповідно до кількості учнів пільгових категорій. Бланки талонів передаються за актом, форма якого розроблена спеціально та наведена у додатку 3 до цього розпорядження. Цей працівник видає заповнені бланки талонів педагогу, який виконує функцію класного керівника, або майстру виробничого навчання (куратору групи). Видані, але не використані талони повертаються. Усі дії з талонами мають бути зафіксовані у книзі обліку видачі талонів, форму якої наведено у додатку 2 до Порядку видачі та обліку талонів, затвердженому Розпорядженням №1139-р.

При наданні пільгового харчування самою освітньою установою використані за призначенням талони підраховуються наприкінці кожного робочого дня та прикладаються до касового звіту. Вони зберігаються разом із контрольно-касовою документацією протягом п'яти років і після закінчення терміну зберігання знищуються за наказом керівника установи.

При наданні пільгового харчування в закладі освіти організацією громадського харчування щотижня проводиться звіряння використання талонів і складається відповідний акт про їх реалізацію за формою, яка наведена у додатку 3 до Порядку видачі та обліку талонів.

Казенна освітня установа уклала договір із підприємством громадського харчування на постачання сніданків та комплексних обідів для учнів. Установа сплатила за договором 120 000 руб. На цю суму за актом приймання-передачі було отримано талони на харчування. Вони були оприбутковані в касу як фінансові документи. Частина талонів з каси у сумі 30 000 руб. була передана підзвітній особі, яка видавала ці талони учням. Після того як учні отримали харчування за даними талонами, було складено акт на суму 30000руб. (доданий до авансового звіту підзвітної особи, яка отримала талони).

Згідно з Наказом Мінфіну РФ № 171н витрати казенної установи на оплату послуг з організації гарячого харчування учнів відносяться на підстаттю 226«Інші роботи, послуги» КОСГУ.

Дані операції у бухгалтерському обліку установи будуть відображені відповідно до Інструкції №162н таким чином:

За відповідним кодом синтетичного обліку.

Талони на ПММ. Розглянемо варіант, коли установа забезпечується ПММ з використанням талонів: за договором провадиться оплата певної кількості бензину відповідної марки, при цьому установа отримує талони, за якими водії заправлятимуть автомобілі на АЗС.

Отримані талони на підставі товаросупровідних документів постачальника (накладної, рахунки-фактури тощо) приходять як грошові документи до каси установи, при цьому в прибутковому ордері доцільно вказати марку бензину, серію та номери цих талонів, номінал талонів у літрах і талона в рублях (виходячи з вартості бензину, зазначеного в договорі та рахунку на оплату).

У міру потреби талони на право отримання палива видаються водіям або спеціально призначеному співробітнику під звіт.

Зазвичай контролю заводиться спеціальна книга обліку, у якій реєструється рух талонів.

Отримане за талонами паливо припадає як матеріальний запас установи після подання авансового звіту підзвітною особою з підтверджуючими документами від АЗС, яка відпустила ПММ в обмін на талон.

Бюджетна освітня установа в рамках діяльності з виконання державного (муніципального) завдання отримало від постачальника талони на 1 000 л бензину Аі92 на суму 28 000 руб. Номінал талону - 20 л вартістю 560 руб. Підзвітній особі видано

2 талони, на які воно здійснило заправку автомобіля, після чого представило авансовий звіт.

Ці операції у бухгалтерському обліку будуть відображені відповідно до Інструкцією № 174ннаступним чином:

Картки експрес-оплати стільникового зв'язку та Інтернету. Співробітники установ часто користуються корпоративним мобільним зв'язком або отримують компенсації за використання власних засобів зв'язку у службових цілях. Широко використовується такий вид платежів за мобільний зв'язок та Інтернет, як картки експрес-оплати, які купують установа і мають бути враховані як грошові документи.

Для того, щоб у перевіряючих та податкових органів не виникло питань про правомірність та доцільність оплати витрат на стільниковий зв'язок, установі потрібно розробити відповід-

ня (внутрішній нормативний акт). У цьому документі має міститися перелік посад співробітників, які мають право на отримання карток оплати стільникового зв'язку, та умови, які повинні дотримуватися (наприклад, співробітникам оплачуються лише дзвінки, здійснені в робочий час, або ще можлива оплата дзвінків, здійснених у неробочий час (у вихідні дні)). Доцільно прописати порядок підтвердження співробітниками своїх витрат на стільниковий зв'язок (подання деталізації переговорів та службової записки співробітника про те, які дзвінки були службовими).

Автономна установа за рахунок коштів від діяльності, що приносить дохід, через підзвітну особу придбала 100 карт експрес-оплати номіналом 100 руб. на загальну суму 10 000 руб. Дані фінансові документи було прийнято до каси установи. Заступнику директора було видано під звіт 3 картки оплати. Підзвітна особа подала авансовий звіт із виправдувальними документами.

Витрати на придбання карток оплати для мобільних телефонів відповідно до Наказу Мінфіну РФ № 171н відносяться на підстаттю 221«Послуги зв'язку» КОСГУ.

У бухгалтерському обліку дані операції відображатимуться відповідно до Інструкцією № 183ннаступним чином:

Поштові марки та конверти з марками. Незважаючи на технічний прогрес послуги поштового зв'язку, як і раніше, залишаються актуальними та затребуваними. Організація поштових відправлень неможлива без придбання марок та маркованих конвертів, які згідно з Інструкцією №157н необхідно враховувати як грошові документи. Типовою помилкою в обліку є одномоментне списання придбаних конвертів та марок. Наприклад, як можна виправдати списання одразу 200 маркованих конвертів, якщо навіть за місяць фактично було надіслано 20 листів? Їх потрібно враховувати як грошові документи та в міру необхідності видавати під звіт відповідальним за відправку кореспонденції особам, які мають скласти авансовий звіт та додати до нього документи, що підтверджують. Такими документами можуть бути реєстр відправленої кореспонденції, а у разі псування - доданий до звіту зіпсований конверт.

Прийняття до обліку та видача під звіт поштових марок та маркованих конвертів відображатиметься в обліку таким чином:

Казенна установа (Інструкція № 162н)		Бюджетна установа (Інструкція № 174н)		Автономна установа (Інструкція № 183н)
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
Надходження до каси установи марок та маркованих конвертів
0 201 35 510	0 302 21 730 0 208 21 660	0 201 35 510	0 302 21 730 0 208 21 660	0 201 35 000	0 302 21 000 0 208 21 000
Видача під звіт марок та маркованих конвертів
0 208 21 560	0 201 35 610	0 208 21 560	0 201 35 610	0 208 21 000	0 201 35 000

Проїзні квитки. Відповідно до ст. 166,168.1 ТК РФпрацівникам, постійна робота яких здійснюється у дорозі або носить роз'їзний характер, роботодавець відшкодовує пов'язані зі службовими поїздками витрати на проїзд.

Відповідно до трудового законодавства розміри та порядок відшкодування витрат, пов'язаних із службовими поїздками працівників, а також перелік робіт, професій, посад цих працівників встановлюються колективним договором, угодами, локальними нормативними актами. В освітньому закладі оплата проїзного квитка може бути здійснена соціальному педагогові, характер роботи якого пов'язаний з роз'їздами (відвідування учнів за місцем проживання, поїздки для участі у засіданнях різних комісій та порад профілактики тощо).

На підставі Наказу Мінфіну РФ № 171н витрати установи на придбання проїзних квитків співробітникам, робота яких має роз'їзний характер, відносяться на підстаттю 222«Транспортні послуги» КОСГУ.

Казенна освітня установа придбала проїзний квиток на автобус вартістю 950 руб. на вересень 2013 року для соціального педагога. Оплату проїзного квитка було здійснено безготівковим шляхом за рахунок бюджетних коштів. Проїзний квиток був оприбуткований до каси закладу та виданий педагогові під звіт. Наприкінці місяця педагог подав авансовий звіт із доданим до нього вже використаним проїзним документом.

В обліку казенної установи ці операції мають бути відображені відповідно до Інструкції №162н таким чином:

Нестача грошових документів у касі

Порядок ведення касових операцій з банкнотами та монетою ЦБ РФ на території РФ регламентується Положення №373-П. Згідно п. 1.11даного положення заходи щодо забезпечення збереження готівки при веденні касових операцій, зберіганні, транспортуванні, а також порядок та строки проведення перевірок фактичної наявності коштів визначаються юридичною особою. Отже, порядок перевірки каси та касових операцій встановлюється локальними нормативними актами, наприклад, положенням про внутрішній фінансовий контроль, обліковою політикою, положенням про касові операції. Під час заходів контролю крім повного перерахунку готівки в касі проводиться перевірка та інших цінностей, що зберігаються в касі, у тому числі грошових документів.

Для відображення результатів інвентаризації фінансових документів, що у касі установи, застосовується інвентаризаційний опис (змінна відомість) бланків суворої звітності та фінансових документів (за ф. 0504086, затвердженої Наказом Мінфіну РФ №173н).

У ході перевірки в касі бюджетної установи було виявлено нестачу грошових документів - 2 картки експрес-оплати номіналом по 100 руб. кожна, придбана за рахунок субсидії на виконання державного завдання. Винна у цій нестачі особа встановлена, і сума нестачі погашена їм добровільно в натуральній формі.

Установа повинна відобразити в обліку ситуацію, що виникла відповідно до п. 86, 87 , 109 , 110 Інструкції № 174ннаступним чином:

Інструкція із застосування Єдиного плану рахунків бухгалтерського обліку органів державної влади (державних органів), органів місцевого самоврядування, органів управління державними позабюджетними фондами, державних академій наук, державних (муніципальних) установ, утв. Наказом Мінфіну РФ від 01.12.2010 № 157н.

Наказ Мінфіну РФ від 15.12.2010 № 173н «Про затвердження форм первинних облікових документів та регістрів бухгалтерського обліку, що застосовуються органами державної влади (державними органами), органами місцевого самоврядування, органами управління державними позабюджетними фондами, державними академіями наук, державними (муніципальними) установами та Методичних вказівок щодо їх застосування».

Порядок видачі та обліку талонів на надання на пільговій основі харчування в освітніх установах Санкт-Петербурга.

Наказ Мінфіну РФ від 21.12.2012 № 171н «Про затвердження Вказівок про порядок застосування бюджетної класифікації РФ на 2013 рік та на плановий період 2014 та 2015 років».

Інструкція із застосування Плану рахунків бюджетного обліку, затв. Наказом Мінфіну РФ від 06.12.2010 № 162н.

Інструкція із застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, утв. Наказом Мінфіну РФ від 16.12.2010 № 174н.

Інструкція із застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку автономних установ, утв. Наказом Мінфіну РФ від 23.12.2010 № 183н.

Конверти – грошові документи?

Особливості касових операцій

Будь-яке переміщення маркованих конвертів відбивають у Касовій книзі установи (ф. 0504514). Підставою для внесення до неї записів є касові ордери: прибуткові (ф. 0310001) використовують при надходженні конвертів до каси та видаткові (ф. 0310002) — при видачі їх із каси. На касових ордерах проставляють позначку «Фондовий» та реєструють їх у Журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів (ф. 0310003) окремо від операцій з іншими коштами.

Контроль за правильним веденням Касової книги доручається головного бухгалтера установи.

Пам'ятайте про нюанси перехідного періоду

Зберігання грошових документів.

Видача грошових документів

Список названих працівників визначає керівник установи.

- Дата видачі грошових документів;

- прізвище, ім'я, по батькові особи, якій вони видаються;

- кількість виданих маркованих конвертів;

- Вартість виданих грошових документів;

- Підпис в отриманні.

Підстави для списання конвертів

Витрати на грошові документи бухгалтер визнає лише після документального підтвердження їх відправлення поштою. Свідчити про це може заповнений Реєстр надісланих маркованих конвертів, підписаний підзвітною особою. Форму документа нормативно не затверджено, тому установі слід розробити її самостійно та зафіксувати цей факт в обліковій політиці.

Наприклад, реєстр може виглядати так:

Аналітичний облік

Зазначимо, що аналітичний облік ведуть за видами маркованих конвертів та їх вартістю у Картці обліку коштів та розрахунків (ф. 0504051). При цьому операції з руху маркованих конвертів відображають у Журналі з інших операцій.

Бухгалтерські записи

Витрати, пов'язані з купівлею маркованих конвертів, відображають за статтею 221 «Послуги зв'язку» (Вказівки про порядок застосування бюджетної класифікації РФ, затверджені наказом Мінфіну Росії від 25 грудня 2008 № 145н). Самі конверти враховують на рахунку 201 05 000 Грошові документи.
Операції з маркованими конвертами відображають наступними записами:

	Дебет	Кредит
Оплачено безготівковим розрахунком вартість маркованих конвертів до постачання (у рамках бюджетної діяльності)*		304 05 221 "Розрахунки з платежів з бюджету з фінансовими органами з оплати послуг зв'язку"
Сплачена безготівковим розрахунком вартість маркованих конвертів до постачання (в рамках діяльності, що приносить дохід)*	«Збільшення дебіторської заборгованості з виданих авансів за послуги зв'язку»	«Вибуття коштів установи з рахунків»
Надійшли до каси установи марковані конверти за накладною	«Надходження грошових документів»

Облік марок та маркованих конвертів ведеться на рахунку 0 201 35 000 «Грошові документи». Це правило встановлено пунктами 169-172 Інструкції із застосування Єдиного плану рахунків, затвердженої наказом Мінфіну Росії від 1 грудня 2010 р. № 157н, а також пунктом 50 Інструкції щодо застосування Плану рахунків бюджетного обліку, затвердженої наказом Мінфіну Росії від 6 грудня 2010 р. 162н (далі - Інструкція №162н).

Відповідно до Вказівок щодо застосування бюджетної класифікації РФ, затверджених наказом Мінфіну Росії від 21 грудня 2012 р. № 171н, витрати на придбання поштових марок, маркованих конвертів і бланків відносяться на код 221 «Послуги зв'язку» КОСГУ. Зазначимо, що за ним можуть бути відображені і подальші витрати на пересилання поштових відправлень, включаючи витрати на їх упаковку, а також на оплату маркованих поштових повідомлень.

Придбання та використання

Марки та поштові марковані конверти видаються працівникові, відповідальному за відправлення поштової кореспонденції.

Проведення оформляються із застосуванням рахунку 0 208 21 000 «Розрахунки з підзвітними особами щодо оплати послуг зв'язку». При видачі під звіт операція є формування заборгованості за рахунком 0 208 21 560 «Збільшення дебіторської заборгованості підзвітних осіб з оплати послуг зв'язку».

У той самий час відображення в обліку зменшення цієї заборгованості проводиться залежно від цього, на яку мету використовуються марки і марковані конверти. При цьому облік марок та конвертів виглядає так:

зміст операції	Дебет	Кредит
Надійшли марки та поштові марковані конверти	0 201 35 510 «Надходження грошових документів до каси установи»	0 302 21 730 «Збільшення кредиторської заборгованості щодо оплати послуг зв'язку»
Марки та конверти видані під звіт особі, яка відповідає за відправку поштової кореспонденції.	0 208 21 560 «Збільшення дебіторської заборгованості підзвітних осіб щодо оплати послуг зв'язку»	0 201 35 610
Відправлено кореспонденцію: - з основної діяльності казенної установи; - щодо діяльності, пов'язаної з виготовленням готової продукції, виконанням робіт, послуг	0 401 20 221 «Витрати послуги зв'язку»; 0 109 00 000 «Витрати виготовлення готової продукції, виконання робіт, послуг» (при поштовій відправці)	0 208 21 660 «Зменшення дебіторської заборгованості підзвітних осіб щодо оплати послуг зв'язку

Після того, як марки та марковані конверти використані, підзвітною особою складається авансовий звіт. До нього має бути доданий реєстр відправленої кореспонденції, форму якого доцільно визначити в обліковій політиці установи.

Безоплатні операції

Відображення в обліку надходження та передачі марок та поштових маркованих конвертів на безоплатній основі залежить від джерела надходження та напряму вибуття. Наведемо приклади бухгалтерських записів:

зміст операції	Дебет	Кредит
Відображено безоплатне надходження марок та конвертів від установи, підвідомчої тому ж головному розпоряднику (розпоряднику) бюджетних коштів	0 201 35 510	0 304 04 221
Відображено в обліку безоплатне надходження марок та конвертів від установи, підвідомчої іншому головному розпоряднику (розпорядникам) бюджетних коштів одного бюджету	0 201 35 510 «Надходження грошових документів до каси установи»	0 401 10 180 "Інші доходи"
Відображено безоплатне надходження марок та конвертів від установи іншого бюджету	0 201 35 510 «Надходження грошових документів до каси установи»	0 401 10 151 "Доходи від надходжень від інших бюджетів бюджетної системи Російської Федерації"
Відображено безоплатну передачу марок і конвертів установі, підвідомчому тому ж головному розпоряднику (розпоряднику) бюджетних коштів.	0 304 04 221 «Внутрішньовідомчі розрахунки з послуг зв'язку»	0 201 35 610 «Вибуття грошових документів із каси установи»
Відображено безоплатну передачу марок і конвертів установі, підвідомчому іншому головному розпоряднику (розпоряднику) бюджетних коштів одного бюджету	0 401 20 241 «Витрати на безоплатні перерахування державним та муніципальним організаціям»	0 201 35 610 «Вибуття грошових документів із каси установи»
Відображено безоплатну передачу марок і конвертів організаціям, які не належать до державних та муніципальних	0 401 20 242 "Витрати на безоплатні перерахування організаціям, за винятком державних та муніципальних організацій"; 0 401 20 251 "Витрати на перерахування іншим бюджетам бюджетної системи Російської Федерації"	0 201 35 610 «Вибуття грошових документів із каси установи»

Проводки показують, що основою класифікації напрямів безоплатної передачі марок служить певна характеристика їх одержувача.

Документальне оформлення

Коли звичайні конверти приймаються до обліку у складі матеріальних запасів, маркіровані конверти разом із марками зберігаються у касі установи. Їх прийом та видача оформлюються прибутковим (ф. 0310001) та видатковим (ф. 0310002) касовими ордерами з позначкою «Фондовий», які реєструються в журналі «приходників» та «витратників» окремо від документів щодо операцій з грошима.

Рух марок та маркованих конвертів відбивається на окремих аркушах касової книги установи із проставленням на них запису «Фондовий». Облік ведеться у журналі з інших операцій виходячи з документів, доданих до звітів касира. Аналітика за видами цих цінностей ведеться у картці обліку коштів та розрахунків.

http://tinyurl.com/y4vcb2qr

Чи любите ви писати листи? Я – ні! І не тому, що мені простіше зателефонувати або написати SMS, а все через дріб'язкову метушку при обліку поштових марок. Однак так виходить, що паперове листування все ще актуальне. Тому в цій статті ми спробуємо розвіяти всі міфи труднощів обліку поштових марок, маркованих конвертів і просто конвертів, оскільки і без них не вийде листів. Ми опишемо просто та доступно, а головне – з прикладами, дії бухгалтера та наведемо зразки заповнення всіх необхідних бухгалтерських документів, які використовуються при обліку поштових марок.

Почнемо з того, що визначимося з поняттям «поштова марка» з погляду не філателіста, а бухгалтера (говорячи «поштова марка» маємо на увазі і маркований конверт, і марковану картку, і поштовий блок).

Тепер давайте поетапно розберемо придбання, витрати та списання поштових марок.

Придбання

Тут відразу слід врахувати, що придбати марки можливо тільки уодного постачальника, яким є ПАТ «Укрпошта» (п. 2 Положення № 388), що, у свою чергу, полегшує завдання та унеможливлює проведення конкурентних торгів у разі, якщо планується закупівля марок на суму понад 200000 грн. У такому винятковому випадку доцільно провести переговорну процедуру закупівлі згідно Законом №922 .

Планувати придбання поштових марок необхідно КЕКВ 2210«Предмети, матеріали, обладнання, інвентар» ( п. 1 п.п. 2.2.1 Інструкції №333).

Зберігання та використання

Так як ми визначилися з тим, що поштові марки є грошовими документами, відповідно зберігати їх необхідно в касі установи. І тут відповідальним за їх облік буде касир.

Проте каси у закладі може й не бути. Що робити у цьому випадку? Тоді керівник організації своїм наказом має призначити матеріально відповідальну особу за збереження, облік та списання марок, а самі марки зберігатимуться у сейфі. Такою матеріально відповідальною особою може бути бухгалтер, і секретар, і інспектор відділу кадрів чи юрист організації.

Облік поштових марок в особи, відповідальної за їх отримання та видачу, здійснюється з урахуванням норм Положення № 637(СР 025069200). Виходячи з п. 3.3цього Положенняприходять поштові марки виходячи з прибуткового касового ордера, а підзвіт видають, заповнюючи видатковий касовий ордер. Як прибуткові, так і видаткові касові ордери в обов'язковому порядку реєструються в Журналі реєстрації видаткових та прибуткових касових ордерів, який заводиться окремо для обліку поштових марок.

Наведемо зразок заповнення такого Журналу:

Прибуткові та видаткові касові ордери заповнюються на бланках типових форм, наведених у додатках 2і 3 Положення № 637 .

Підзвітна особа, якій протягом місяця видаються поштові марки, веде в себе облік цих марок у Журналі реєстрації вихідних документів, а наприкінці звітного періоду складає звіт про використання поштових марок, на підставі якого комісією зі списання товарно-матеріальних засобів, створеною за наказом керівника, складається акт на списаннявикористаних фінансових документів. Саме цей акт є основою для бухгалтера списати марки на фактичні витрати. Поштові марки, що не використані протягом місяця, бажано повернути до каси установи.

Форму Журналу реєстрації вихідних документів наведено в додатку 6до Правил № 1000/5 .

Окремо хочемо уточнити, що через те, що марки вважаються грошовими документами, то звіт про використання марок має бути складений з урахуванням вимог наказу №841, А саме - «Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт». Однак, сміємо припустити, що не буде великим порушенням, якщо підзвітна особа складе звіт про використання марок у довільній формі. Форму такого звіту можна розробити самостійно та затвердити у наказі про облікову політику.

Пропонуємо зразок заповнення такого звіту.

На підставі звіту про використання товарно-матеріальних цінностей комісія установи складає акт на списання використаних поштових марок. Приклад його заповнення наведемо нижче.

Облік марок у бухгалтерії установи

НП(С)БУДС 134 «Фінансові інструменти»– Національне становище (стандарт) бухгалтерського обліку в державному секторі 134 «Фінансові інструменти», затверджене наказом Мінфіну від 18.05.2012 р. № 568 .

Типова кореспонденція- Типова кореспонденція субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій з активами, капіталом та зобов'язаннями розпорядників бюджетних коштів та державних цільових фондів, затверджена наказом Мінфіну від 29.12.2015 р. № 1219.